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Desvendando o Ciclo de Gestão de Desempenho

Um dos métodos de gerenciar o desempenho da equipe é através do Ciclo de Gestão de Desempenho. Neste post você conhecerá todas as etapas desse processo.

O processo de Gestão de Desempenho tem início na comunicação e no planejamento. Os gerentes devem conversar com suas equipes e compartilhar as metas da empresa e o planejamento anual.

Os gerentes são peças-chave e muito influentes na produtividade e no engajamento de seus funcionários, independentemente do segmento da empresa ou da função desempenhada.

Na mesma frequência com que os gerentes mudam as metas de suas equipes, líderes seniores podem alterar as metas da empresa. Assim, criando uma prática de compartilhamento desses escopos e comunicando devidamente as mudanças nas prioridades, sua organização pode sair à frente.

Gerentes e funcionários também precisam dialogar sobre o aprendizado e o desenvolvimento para o próximo ano. Alguns membros da equipe podem necessitar de aprimoramento em assuntos específicos para avançar na carreira, outros podem requerer desenvolvimento para adquirir habilidades necessárias para a conquista de um de seus objetivos, e alguns ainda podem precisar de ambos.

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Com que frequência realizar o Ciclo?

Tradicionalmente, metas e competências têm sido avaliadas como parte do processo de desempenho, realizadas, geralmente, uma ou duas vezes ao ano.

Os estudos têm mostrado que organizações com funcionários que entram em contato com as metas a cada três meses são, no mínimo, 3.5 vezes mais propensas a ter um desempenho melhor.

Líderes entendem que reflexões a respeito das metas, quando feitas em um ritmo mais frequente – trimestral ou mensalmente –, auxiliam o colaborador a entender como suas contribuições estão ajudando no desenvolvimento dos objetivos da empresa.

tabela 1

Liderança diária

Os Ciclos mais comuns

Os gerentes devem encorajar conquistas diariamente. Isso significa:

  • Reconhecer esforço e sucesso;

  • Dar feedback sobre coisas que estão indo bem;

  • Dar feedback sobre coisas que precisam mudar.

Cara a Cara regular

Durante o ano, os chefes devem ter conversas cara a cara com os membros de sua equipe.

Uma boa técnica é fazer isso quinzenalmente. A conversa não precisa levar mais de 10 minutos, na maioria das vezes.

Os diálogos cara a cara dão aos funcionários feedbacks regulares, que podem ser utilizados para entender como está o próprio desempenho, além de ser um momento para discutir qualquer tipo de problema.

O cara a cara é útil também para falar sobre qualquer feedback com mais detalhes e para fornecer orientação sobre o que precisa ser mudado. Se algo está afetando o bom desempenho, o cara a cara é o momento certo para falar sobre isso. Se o gerente esteve treinando o funcionário, essa conversa é uma boa oportunidade para falar sobre progresso e conquistas.

Revisão trimestral semiformal de desenvolvimento

Os funcionários devem atualizar seus Planos de Desenvolvimento e Desempenho conforme o progresso e alcance de suas conquistas. No entanto, se a atualização não for realizada regularmente, a revisão trimestral semiformal é uma boa maneira para garantir sua execução.

Através da revisão trimestral semiformal o gerente pode revisar essas conquistas e comentá-las. O objetivo dessas reuniões é informar aos funcionários se eles estão no caminho certo e ajustar pontos que necessitem de mudanças

As prioridades podem mudar e isso também precisa ser retratado nas metas de desempenho e desenvolvimento.

 

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Revisão de final de ano

A revisão de final de ano é muito similar às trimestrais. Ela tem início com os membros da equipe concluindo uma revisão própria de suas conquistas para cada uma de suas metas de desempenho e desenvolvimento.

O gerente, então, completa as revisões de conquistas do seu time e, junto ao funcionário, se reúnem para discutir a revisão. Se as reuniões cara a cara têm sido realizadas regularmente, não deve haver surpresas nessa discussão.

Por que competências são importantes

1 – Expectativas Claras

Expectativas claras são a primeira razão do porquê competências são importantes. Competências ajudam a definir de que forma uma pessoa deve desempenhar seu papel.

Considere esse conjunto de comportamentos de liderança:

  • Defina padrões e medidas claras para desempenhos individuais e em equipe;
     
  • Desenvolva planos de acordo com os objetivos da organização;
     
  • Forneça feedback regular e específico sobre o desempenho.

Estes comportamentos informam ao líder as tarefas que devem ser cumpridas. Essa é uma base importante, pois sem essas informações a pessoa não está ciente de tudo o que a liderança acarreta. Sem essa orientação, somente através de instinto natural uma pessoa poderia ser uma boa líder.

2 – Avaliação: Sabendo onde você se encontra agora

Um dos benefícios das competências é que elas podem ser avaliadas. Isso é importante porque define onde você se encontra atualmente.

3 – Treinamento

Para muitas pessoas, no trabalho, o gerente é seu primeiro mentor. Neste caso, imagine o quão mais eficiente é treinar alguém com o conjunto de competências que defina o que deve ser realizado. Isso torna possível apontar comportamentos altamente específicos que necessitam de esforço de desenvolvimento.

Esse conjunto de competências transmitidos pelos gerentes são formados com base na política interna da empresa na qual ele atua e difunde seus objetivos a partir dessas competências. Por isso, é importante lembrar que as pessoas são treinadas nos padrões da organização ao invés de cada gerente treinar a partir do seu repertório pessoal.

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4 – Planejamento De Carreira

As pessoas conquistam papéis de liderança não porque foram feitos para tal, mas porque eram bons no que faziam anteriormente. Essa é mais uma razão pela qual competências são boas. Você pode não apenas avaliar o quão bem você atende às expectativas de seu papel atual, mas também fazer isso para cargos desejados.

5 – Planejamento de Sucessão

Da mesma forma que as competências podem ser utilizadas para planejar sua carreira, elas também podem ser usadas para o planejamento de sucessão. Para isso, a capacidade de revisar planos de carreira e entender falhas de competência é vital.

6 – Desenvolvimento De Capacidades

O desenvolvimento de capacidades e o planejamento de uma equipe consiste em saber onde você se encontra agora e onde você quer chegar. Além disso, é preciso entender as capacidades que a organização tem agora em comparação com as habilidades que serão necessárias.

7 – Recrutamento

O benefício de utilizar competências para o recrutamento é que você tem critérios detalhados e específicos para a pessoa que você procura. Assim, as chances de encontrar o profissional certo são muito maiores.

8 – O que é uma avaliação baseada em competências?

Trata-se de um processo contínuo de construção de conhecimento e habilidades.

A única maneira de saber se o conhecimento prático ou acadêmico é melhor, é olhando para as pessoas, individualmente, em seu próprio elemento.

A chave para uma avaliação de competências é analisar pessoas utilizando seu conhecimento e habilidades na prática.

Todo trabalho requer um conjunto de conhecimento e habilidades, variando de acordo com o tipo e complexidade do trabalho.

A avaliação de competências trata-se de proporcionar formas de construção do conhecimento e das habilidades necessárias para o desempenho de seu trabalho atual, indo além de simplesmente saber se o conhecimento prático ou acadêmico é melhor. Também se trata da peça-chave do processo de planejamento de sucessão, pois fornece maneiras de desenvolver as pessoas para seus papéis futuros.

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Um processo típico de avaliação de competências

As organizações são, atualmente, muito mais dinâmicas e a avaliação de competências aborda a necessidade de manter-se sempre à frente.

As competências funcionam como base para o planejamento do desenvolvimento, no qual pontos fortes potenciais e áreas para melhorias podem ser identificados através de avaliações e comparações com outras pontuações dentro da organização ou em toda empresa. O quão bem você identifica e define as competências relevantes para a sua organização e para os trabalhos da mesma, influencia diretamente na seleção e desenvolvimento de sua equipe.

tabela 2

 

O que é exatamente uma competência?

Competência é a habilidade de realizar uma tarefa de forma eficiente.

Há dois tipos de competências: comportamental e funcional. A combinação das duas é quase sempre necessária para ser eficiente.

Competências Comportamentais

As competências comportamentais são frequentemente chamadas de habilidades soft. Elas definem não somente a habilidade de fazer algo, mas de que forma é feito. Frequentemente elas também descrevem uma maneira específica de fazer as coisas em relação a outras pessoas.

Competências Funcionais

Competências funcionais são comumente referidas como habilidades técnicas ou competências. Elas definem, simplesmente, a habilidade de desempenhar algum trabalho técnico.

O desempenho individual (e, subsequentemente, o desempenho geral do negócio) melhora dramaticamente quando os funcionários sabem por que estão realizando seu trabalho. O desempenho individual também é reforçado quando as pessoas sabem o quanto seu trabalho impacta ou contribui para as metas do negócio em geral.

Amostra de Revisão De Competências

A avaliação de competências é um bom exercício de desenvolvimento, sendo projetada para identificar pontos fortes e áreas para melhorias.

Pense nos comentários que você faz quando estiver concluindo uma revisão de competências. Respostas qualitativas dão profundidade à avaliação, ao invés de ser apenas um número.

A partir dessa avaliação, fica claro que existem algumas áreas que necessitam de melhorias, envolvendo o acompanhamento e a busca de contribuição de outros:

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Plano De Desenvolvimento Pessoal

O resultado da avaliação de competências é utilizado na fase de elaboração dos Planos de Desempenho e Desenvolvimento.

Quando pensamos em desenvolvimento profissional, a primeira coisa que vem à mente é o aprendizado formal, como um programa de treinamento ou participação em um workshop.

De acordo com pesquisas, o que pensamos é apenas a ponta do iceberg. “A probabilidade é que o desenvolvimento virá 70% de experiências práticas, trabalhando em tarefas e problemas; cerca de 20% virá do feedback e do trabalho ao redor de bons e maus exemplos, e 10% de cursos e leituras.”¹

[1] Lombardo, Michael M; Eichinger, Robert W (1996). The Career Architect Development Planner (1st ed.). Minneapolis: Lominger. p. iv. ISBN 0-9655712-1-

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As estratégias corporativas definem uma visão ou direção para a empresa. Quando o aprendizado está alinhado com as metas da corporação, os Planos de Desenvolvimento e os programas L&D (Learning & Development) apoiam a organização na entrega de capacidades e habilidades necessárias para superar desafios atuais e obstáculos do futuro.

Os bons gerentes fazem mais do que educar seus subordinados diretos sobre o porquê de desenvolver metas: eles os treinam baseados na mudança de recursos e nas condições de mercado, e avaliam precisamente seu progresso, no mínimo, a cada três meses.

Para integração total, o RH pode conectar competências as soluções de aprendizado e destacar opções de desenvolvimento. Essa é a melhor forma de alinhar o desenvolvimento que está sendo feito com as capacidades que você precisa.

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E as metas? Por que elas também são importantes

Uma boa gestão de desempenho assegura que os funcionários estejam alinhados com a organização à medida que a mesma avança.

Os grandes gerentes identificam um conjunto claro de metas e garantem que sua equipe está focada nas atividades certas para atingir esses objetivos. As metas direcionam, mas não é só isso.

Estabelecer metas eficazes é um primeiro passo importante, mas mesurar, monitorar e gerenciar essas metas é igualmente importante.

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Bons líderes treinam e engajam seus funcionários nas melhores práticas do estabelecimento de metas. Eles também asseguram que as metas de todos os funcionários estejam abertas e visíveis para seus colegas. Ainda mais importante, eles encorajam alinhamento e colaboração entre equipes e dão o feedback necessário para superar obstáculos.

A tabela abaixo mostra como gerentes utilizam metas para construir equipes com o melhor desempenho possível.

tabela 4

O que é avaliação de metas?

A realização de metas de uma organização cabe a seus funcionários. Quanto mais talentosas, melhor gerenciadas e coordenadas as pessoas são em direção a essas metas, maior é a chance de sucesso. A Avaliação de Desempenho trata-se de proporcionar uma maneira para realizar isso.

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Estabeleça metas em conjunto, descomplique

Uma solução simples é:

  • Balancear metas baseadas em quantidade com medidas de qualidade;
  • Balancear metas baseadas em qualidade com medidas de quantidade.

A abordagem SMART na definição de metas é uma ótima maneira de começar – bons gerentes ajudam funcionários a estabelecer objetivos que são específicos, mensuráveis, alcançáveis, focados em resultados e com limite de tempo.

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Líderes apoiam seus funcionários a alcançar metas, melhorando a maneira que elas são definidas e seguidas.

Por conta do trabalho focado em metas, os gerentes também pedem que os funcionários considerem e sigam apenas de 4 a 6 metas mais importantes durante qualquer trimestre.

A parte mais crítica do desenvolvimento de metas é requerer que os funcionários estabeleçam claramente seus objetivos e ações específicas para atingi-los.

Pesquisas têm mostrado que quando as pessoas são obrigadas a escrever seus objetivos e compartilhar atualizações semanais de seu progresso, é duas vezes mais provável que elas alcancem essas metas.

Este efeito, se multiplicado em toda a organização, pode ter grandes implicações no alcance de metas e na produtividade.

Feedback regular e treinamento

O feedback regular informal é feito em razão das realizações específicas e do progresso de aprendizado do funcionário.

O líder não espera até a revisão anual de desempenho ou reuniões trimestrais para fornecer um feedback aos funcionários. Estes precisam de conversas contínuas sobre como está seu desempenho, e é responsabilidade do líder fornecer feedback sobre seu trabalho enquanto ele ainda é recente. Chefes e funcionários devem ter, no mínimo, conversas semanais sobre como eles estão se saindo em relação às metas.

É aí que entra o monitoramento do progresso das metas. Com os dados certos, é possível entender como seus funcionários estão gastando seu tempo e apontar quais atividades levam ao maior impacto.

Determine falhas de habilidades

Um funcionário precisa de um conjunto específico de habilidades e de conhecimento para atingir suas metas. No início do ano, o gerente e o funcionário precisam determinar se há alguma falha entre as habilidades necessárias e as habilidades que o funcionário tem. O plano é criado para construir essas habilidades.

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Premie realizações

Tradicionalmente, ao final do ano, realiza-se uma reunião formal para revisar o desempenho. Muitas organizações têm um processo de premiação que é baseado no desempenho. Isso inclui aumento de salários, pagamento de bônus, compartilhamento de opções e outros incentivos.

Chefes entendem que reflexões a respeito das metas em um ritmo mais frequente – trimestral ou mensalmente – auxiliam o funcionário a entender de que forma suas contribuições estão ajudando no desenvolvimento desses objetivos. Isso também proporciona uma oportunidade de avaliar quais metas funcionaram bem e quais prioridades mudaram, para que os colaboradores possam continuar alinhados com os maiores objetivos da organização, mesmo quando são reajustados.

Pode ser útil para os funcionários tirar um tempo para refletir e dar ao seu objetivo alcançado uma nota simples. No entanto, gerentes devem evitar criar processos pesados e complicados de pontuação.

Então, quais qualidades e talentos fazem um gerente com excelentes capacidades profissionais?

Os verdadeiros grandes líderes são raros, mas, seu principal valor concentra-se em torno de entender a visão e as metas da companhia, e então traduzi-las para sua equipe. De acordo com Gallup², grandes gerentes vão:

  • Fazer decisões baseadas em dados que impulsionam resultados;
  • Motivar funcionários, conectando os objetivos da equipe a curto prazo à perspectiva geral de objetivos da companhia;
  • Adotar transparência em torno de metas e métricas para incentivar a responsabilidade e o diálogo aberto;
  • Construir relações e criar uma cultura de confiança. Os melhores gerentes ajudam seu pessoal a alcançar metas-chave da equipe e da companhia – e, possibilitando a realização de um bom trabalho, eles também os impulsionam a atingir seus objetivos pessoais e profissionais.

Todas essas ações que compõem o Ciclo de Gestão de Desempenho permitem que tanto o colaborador como a empresa, revejam estratégias, objetivos, processos de trabalho, políticas de recursos humanos entre outros fatores que podem alavancar o desempenho no trabalho.

A proposta é orientar e promover a integração de vários fatores que englobam a área de recursos humanos – recrutamento e seleção, treinamento e desenvolvimento, gestão de carreira e remuneração, dentre outros – tudo em torno dos objetivos e metas organizacionais.

Ao final da realização do ciclo é importante que seja sempre elaborado um plano de desenvolvimento que terá as medidas necessárias de correção e também vai servir para uma futura comparação, onde o gestor e os colaboradores poderão ver quais metas foram cumpridas e quais não. O objetivo é sempre avaliar, monitorar, planejar e melhorar.

“É por meio da gestão de desempenho que a organização consegue reciclar-se e sobreviver em ambientes dinâmicos e turbulentos” (Tomás Aquino Guimarães)