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Dimensionamento de equipes no varejo: como calcular o tamanho do time?

No varejo, dimensionar equipe de forma mais oficial ainda é uma prática pouco usual, mas muito importante. O final do ano chega e muitas lojas começam a pensar nas contratações temporárias que ajudam a dar conta do maior fluxo de clientes devido ao natal. E a partir daí começa o dilema: como dimensionar a equipe na minha loja? Como saber quantas pessoas a mais devo contratar? Como calculo quantas pessoas na equipe serão necessárias, sem que ninguém fique sem serviço ou sem que faltem vendedores para atender os clientes?

Isso acontece também em muitas outras datas, como: dia das mães, dia dos pais, páscoa, dia das crianças etc. Saber dimensionar o tamanho da sua equipe de acordo com suas vendas é muito importante, mesmo fora de épocas com grande fluxo no varejo. Ter funcionários a mais ou a menos pode afetar as finanças da empresa de várias formas.

Além das perdas financeiras, uma equipe com número de funcionários errado pode causar estresse e sobrecarregar todos e, como consequência, o volume de vendas cai pela baixa produtividade. Além disso, quando você tem menos funcionários, é muito comum que os custos de horas extra subam bastante, porque com menos funcionários, os que estão trabalhando podem precisar de mais tempo para dar conta de todos os afazeres.

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Se o trabalho for pouco para o tamanho do time, também fica caro manter todos os colaboradores. Além disso, não há incentivo ou motivação, já que as tarefas fazem parte da motivação dos funcionários e, sem ter o que fazer, a equipe se sente desmotivada, prejudicando toda a performance. Por isso é importante a gestão da equipe.

Claro que, para calcular se o número de funcionários por equipe está errado, é necessário observar no dia a dia. Em empresas menores é mais fácil, pois elas têm a vantagem de poder acompanhar as atividades dos colaboradores com maior frequência, justamente pelo número reduzido e pela proximidade entre gestores e funcionários.

Como identificar se o número de pessoas na equipe está errado?

Pequenas empresas têm vantagens na hora de acompanhar as atividades dos funcionários, justamente por conta do número reduzido de pessoas e da proximidade entre funcionários e gestores. Reuniões semanais com a equipe e acompanhamento de tarefas e prazos por parte do gestor são as melhores maneiras de saber o que cada um está fazendo. Está é uma maneira de já dimensionar a equipe, previamente.

Algumas empresas possuem softwares específicos para esse tipo de gestão, tecnologias na gestão da equipe de vendas como o SER Casting, que registra todas as vendas de cada vendedor e deixa tudo exposto na forma de gráficos para os gestores acessarem a qualquer momento pelo celular. Essa é uma boa solução para quem tem muitos funcionários e não tem como acompanhar tão de perto o desenvolvimento das atividades de cada um deles.

O feedback também é uma maneira de saber como está o desempenho de cada um e como eles enxergam o desempenho da equipe como um todo. Muitas vezes, o que o gestor não vê, outras pessoas podem ver. É importante fazer o feedback para que os funcionários também possam expor como está o desempenho geral. Muitas vezes, somente por meio de conversas, nota-se que alguém está sobrecarregado. O mesmo acontece quando um funcionário está ocioso. O feedback é a chance de você saber direto dele como estão as coisas e assim identificar se vai precisar redimensionar a equipe.

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Existem hoje três maneiras para se dimensionar o time de vendas:

DIMENSIONAMENTO EMPÍRICO

A primeira delas baseia-se apenas no empirismo. Aqui, o gestor dimensiona a equipe através da observação da atividade diária da loja. Claro que pode dar certo, como também pode dar bastante errado. Ficar só no “achismo” não ajuda o gestor a melhorar o processo para o ano seguinte.

Neste modelo, são feitos ajustes na base de “tentativa e acerto” até que se consiga o melhor resultado possível. Normalmente a equipe é dimensionada principalmente pelo faturamento total, ou pela quantidade de vendas ou cupons emitidos nos períodos ou ao final do dia.

O problema dessa prática é justamente nunca entender se a equipe que trabalha atualmente em loja está na quantidade ideal ou na quantidade que se consiga atingir o potencial máximo de faturamento do estabelecimento. Boa parte do varejo ainda utiliza esse método porque demoram para se informatizar ou inovar, diferente dos médios varejistas.

CUPONS EMITIDOS

Quando os varejistas implantam um sistema e se informatizam, começam, então, a usar os dados que o sistema operacional fornece para fazer esse cálculo dos vendedores necessários. Essa nova metodologia de dimensionamento de equipe se baseia em adequar o número de vendedores proporcionalmente aos relatórios de vendas realizadas por hora, ou seja, pelos cupons emitidos.

Pode parecer simples na teoria: descobrir a hora que vende mais e com isso deduzir que é a hora em que deve ter mais colaboradores na loja. Mas não é bem assim que funciona. Desde que o processo de compra seja relativamente rápido, ou seja, que desde a entrada de um cliente até o fechamento da compra o período seja menor do que uma hora, talvez faça algum sentido seguir essa metodologia. Mas e em processos mais longos, como em uma concessionária de automóveis, ou em uma loja de decoração ou material de construção?

Essas são compras complexas que podem levar bem mais que uma hora, algumas dessas podem durar até mesmo uma manhã ou tarde inteira. Nesses casos, faz mais sentido ter mais vendedores na hora que eu emito mais cupons, ou que entram mais clientes em minha loja? Por isso, este método de dimensionamento da equipe não é válido para todo tipo de varejista.

FLUXO DE CLIENTES

Equacionar sua equipe através do fluxo de clientes é o método mais eficaz e ideal para qualquer tipo de varejo. Sabendo de fato quantos clientes entram na loja a cada hora, é possível criar até mesmo um mapa com as horas mais quentes da loja, e a partir desse mapa iniciar um estudo sobre qual seria o melhor dimensionamento de uma equipe de vendas.

Comparado à primeira metodologia, a empírica, organizar os vendedores através do fluxo permite que se possa avaliar através de um histórico qual o real potencial de tráfego (e vendas) que a loja possui, e a partir disso, criar a melhor equipe já que, uma vez que a tomada de decisão se baseia pelo histórico, é certo que funcione de maneira mais acurada.

Se compararmos a questão de fluxo de clientes com a de cupons emitidos, podemos, ao invés de dimensionar as equipes somente pelas vendas, entender de fato qual o horário em que mais entram clientes na loja, e consequentemente, também entender qual o tempo médio de permanência de um cliente durante uma compra.

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Para alguns varejistas, principalmente franqueados que têm muitas lojas para cuidar, tentar fazer esse trabalho todo numa planilha ou à mão pode tomar um tempo enorme, e ainda assim há riscos de erros. Hoje, a tecnologia já oferece opções práticas e rápidas que fazem esse processo em minutos ou segundos.

O app SER Casting, além de ser uma ferramenta que auxilia os varejistas a medirem a produtividade dos funcionários, também faz esse dimensionamento da equipe, tudo na palma da mão. Por utilizar os dados dos sistemas das lojas, há uma otimização do tempo dos gestores e isso pode evitar prejuízos financeiros a longo prazo. Em tempos de escassez de clientes, o correto dimensionamento de uma equipe de vendas ou atendimento pode ser crucial para o sucesso do negócio.