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Melhorando a estrutura organizacional no seu negócio

Você já parou para pensar em como funciona a estrutura organizacional da sua empresa? A forma como organizamos cargos, setores e tarefas também influencia no sucesso e no bom desenvolvimento do negócio. Por isso, é importante analisar o que se tem hoje e pensar em como melhorar essa estrutura para otimizar processos tanto durante o trabalho quanto na entrega final para o cliente.

Para que você entenda como este assunto está em alta, no início deste ano a Deloitte divulgou uma pesquisa mostrando que o design organizacional é a principal preocupação dos executivos em relação à gestão de pessoas no mundo todo. A estrutura organizacional foi citada por 92% dos entrevistados como uma tendência “importante” ou “muito importante”.

Então, como começar a pensar na melhora dessa estrutura e, se necessário, em sua reestruturação total? Bem, é importante saber que mudar é necessário. No estudo da Deloitte, 80% dos entrevistados disseram que já estão reestruturando a organização ou completaram o processo recentemente. Essa é uma tendência que atingirá a maioria das empresas em questão de tempo, principalmente no Brasil, onde 94% dos entrevistados já fala nisso.

Mas o que é exatamente estrutura organizacional?

Para começar do básico, é preciso entender exatamente o que é estrutura organizacional, sem confundir, por exemplo, com cultura organizacional.

A estrutura organizacional está ligada diretamente à forma como o gestor ou líder organiza os colaboradores para que todo potencial seja aproveitado. Isso envolve saber qual é o melhor cargo para cada um e quais são os setores adequados, além da avaliação da organização dos times, sempre analisando os níveis hierárquicos.

 A estrutura organizacional deve ser baseada no estilo da empresa e em seus valores e princípios. As duas formas mais conhecidas de estrutura são a formal e a informal. Cada uma é indicada para um tipo de negócio, mas é sempre importante que a empresa vá se adaptando e fazendo mudanças para que ela funcione. Ainda que muitas empresas já estejam se reestruturando, apenas 14% acreditam que estão realmente prontas para isso

Já a cultura organizacional, como mostramos aqui no blog, pode ser definida de diversas maneiras, mas, resumidamente, é a forma como uma empresa faz as coisas. Isso envolve ideologia, hábitos e as principais características na hora de trabalhar. Seria quase como a nossa personalidade.

Pode parecer abstrato falar desta forma, mas toda empresa deve ter uma cultura organizacional bem definida. Isso mostra para os funcionários como as coisas serão realizadas e quais são os valores que todos devem partilhar para caminhar juntos. Veja como ela impacta a empresa em diversas áreas, como recrutamento e seleção, comunicação interna e externa, planos de carreira, qualidade de trabalho e em muitas outras frentes.

Apesar de serem coisas diferentes, cultura e estrutura organizacional estão diretamente ligadas. Uma não funciona bem se a oura não funciona bem ou não existe. Por isso, é importante atentar à sua estrutura organizacional e escolhê-la da melhor forma possível. Conhecendo os tipos de organização, você pode encontrar alguma que funcione melhor para o seu negócio, ou formas de adaptá-la ao estilo da sua empresa. Para isso, vamos te mostrar as diferenças entre os dois tipos mais comuns e como eles funcionam.

Tipos de estrutura organizacional

Os especialistas em Recursos e Humanos já falam em diversos tipos de estrutura organizacional, mas, para simplificar, vamos explicar as tradicionais, que são a base. Estas, normalmente, são estruturas formais e informais. Vamos falar um pouco sobre como funciona cada uma delas e quais são as vantagens e desvantagens.

Formal: Esse tipo de estrutura é comum em empresas grandes e burocráticas e, como o nome já diz, é bastante formal e planejada. Normalmente mantém uma hierarquia vertical e, com isso, quanto maior a empresa, mais distante estarão os funcionários de diferentes cargos.

Trata-se de um processo com um controle bastante rigoroso, no qual o subordinado responde apenas ao seu líder formal. Entretanto, é bastante estável, justamente por determinar exatamente quais são as responsabilidades de cada um e quem são as autoridades.

Essa estrutura formal tradicional deu origem a muitos outros tipos de estruturas organizacionais, cada uma adaptada para uma necessidade. Conheça brevemente algumas dessas estruturas modernas.

Funcional – é estruturada por função da empresa. Ex.: Departamento de Produção, Departamento Financeiro, Departamento de Marketing, etc.

Territorial – é usada quando a empresa é dispersa. Ex.: região norte, região sul, etc.

Produtos/Serviços – quando a empresa tem várias linhas de produtos. Ex.: têxtil, farmacêutico, químico, etc.

Clientes – por tipo de cliente. Ex.: feminino, infantil, etc.

Processos – etapas de um processo. Ex.: uma indústria tem setores de corte, montagem, estamparia, etc.

Projetos – a alocação de pessoas e recursos é temporária. Quando acaba um projeto, a equipe muda para outro. Ex.: uma construtora tem várias obras. Quando acaba uma construção, o pessoal e os equipamentos vão para outra obra.

Matricial – a equipe trabalha para dois comandos simultaneamente. Ex.: em uma fábrica, o time de manutenção recebe ordens da gerência de manutenção e da gerência de produção.

Mista – mistura os vários tipos de estruturas para se adaptar à realidade.

 

Informal: Essa estrutura surge, muitas vezes, dentro de uma estrutura formal, através da interação social das pessoas. Nesta estrutura existem relações que não estão em um organograma e surgem, normalmente, das necessidades pessoais e grupais. Aqui, muitas vezes, ao invés de repassar a tarefa para o setor, você mesmo executa.

Neste tipo de estrutura a autoridade flui, na maioria das vezes, de forma horizontal e não vertical como na formal. Apesar de ser instável e não controlada, essas estruturas sempre existirão.

 

Por que eu preciso da estrutura?

Uma casa desorganizada não funciona corretamente. Isso vale como lição administrativa para as empresas, pois, se elas não investirem em uma boa estrutura organizacional, terão muita dificuldade em controlar níveis de demanda, contratar funcionários no momento certo, ter um plano de carreira que satisfaça os colaboradores e escolher bons líderes. Resumindo: a produtividade fica comprometida sem um organograma funcional. E isso é não é uma notícia boa para os empreendedores.

 

Como melhorar minha estrutura organizacional, então?

1. Entenda seu negócio e quais são as necessidades dele

É importante saber como você quer que seja a hierarquia de cargos na empresa e isso depende muito do ramo em que sua companhia está. Empresas de criatividade, por exemplo, tendem a ter uma estrutura mais horizontal, informal e que, de certa forma, não divida os colaboradores por setores, mas sim integre todos em projetos.

Um exemplo disso são as agências de publicidade, empresas de TI e etc. Nesses ambientes é necessário mais interação e pró-atividade de todos, então, não há porque usar uma estrutura formal vertical.

Empresas com muitos funcionários e com processos burocráticos precisam de mais formalidade. Nesses locais é normal ter vários setores, então, para uma melhor organização é importante que cada um saiba o que deve fazer e a quem responder. Aqui entram, por exemplos, os bancos, as indústrias e etc.

Neste modelo, os funcionários são treinados especialmente para o cargo que lhe foi determinado. Os trabalhos são mais previsíveis e há diversas regras a serem seguidas. Muitas pessoas se sentem mais seguras em trabalhar desta forma.

 

2. Tenha uma boa comunicação

Independentemente do modelo que você escolher usar, é importante que sua base de comunicação seja boa. Mesmo que você não responda diretamente ao setor X, por exemplo, é importante saber o que acontece lá. Isso faz com que os colaboradores possam buscar soluções para possíveis problemas ou mesmo prevê-los antes que aconteçam. Isso gera um hábito de prevenção e controle interno.

Por isso, vale adaptar sua estrutura organizacional para o estilo da sua empresa. Misturar alguns modelos e não levá-los ao pé da letra. Isso tornará seu negócio único e, com certeza, com dicas e opiniões será possível montar um modelo perfeito. Para isso, sempre invista na boa comunicação, assim, surgirão mais contribuições para as melhorias. O objetivo de todos deve ser o mesmo da empresa. Aqui inclui notícias, novidade e feedbacks

 

3. Planeje-se e saiba exatamente quais são as demandas

Com uma boa estrutura organizacional e uma boa comunicação é possível ter um planejamento de demanda correto.Isso permite também desenvolver coleta de análise de dados que indicam o desempenho dos colaboradores, o controle de estoque e outras ações mais técnicas e de gerenciamento.

Com isso fica mais fácil enxergar se há necessidade de contratar ou não, ou se é necessário treinamento. Planejar o trabalho depende, obrigatoriamente, de um bom organograma de funcionários, assim, é possível saber a função de cada um e onde cada um deles deve atuar ou não.