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O que é o Ciclo de Deming e como ajuda na gestão dos funcionários

O Ciclo de Deming, também conhecido como método PDCA (Plan, do check, act) tem dado bons resultados na gestão de pessoas. Entenda como ele é usado pelos RH.

Se você trabalha nas áreas de administração ou recursos humanos, talvez já tenha ouvido falar do Ciclo de Deming, ou método PDCA, para melhorar os processos produtivos e organizar melhor algum projeto.

Realizar gestão de pessoas não é algo fácil, e, muitas vezes, os gestores e líderes atuam com equipes muito diferentes, e o que funciona para uma, talvez não dê certo para outra, por isso, este texto não visa falar que o método PDCA é o único que funciona ou que dá certo, porque só é possível saber se ele será bem-sucedido na prática. Mas, te mostraremos os benefícios do PDCA e como ele pode ajudar a melhorar sua gestão!

Métodos para impulsionar a gestão de pessoas são diversos. Muitas vezes, os gestores fazem suas adaptações em alguns métodos conhecidos e melhoram seus processos. Há várias formas de melhoria contínua, como o 5S (método japonês), o DOLHO (Sebrae-GO) e o método DRIVE (implementação de trabalho em grupo).

Conheça também o Ciclo de Gestão de Desempenho e, após ler este texto abaixo, você poderá escolher qual funciona melhor para sua necessidade.

O que é o Ciclo de Deming?

O Ciclo de Deming, conhecido também como PDCA (explicaremos logo abaixo o motivo) é um método bastante utilizado por profissionais de recursos humanos para gerenciar e acompanhar a melhoria dos processos produtivos.

Trata-se de um método que tem um controle eficiente das atividades e que padroniza ações e minimiza erros durante a gestão. Ele foi criado a partir de vários conceitos básicos da administração, e simplificado através de um ciclo que pode ser aplicado em qualquer lugar.

O método foi desenvolvido na década de 1930 pelo estatístico estadunidense Walter A Shewhart como um ciclo de controle estatístico que pode ser repetido continuamente sobre qualquer processo ou problema. Em 1931 ele publicou o livro Economic Control of Quality of Manufactured Product, o qual confere um caráter científico às questões relacionadas à qualidade.

Entretanto, o Ciclo de Deming só se popularizou na década de 1950, após W. Edwards Deming aplicá-lo nos conceitos de qualidade em trabalhos desenvolvidos no Japão. Posteriormente, o método foi difundido através do gerenciamento pela Qualidade Total e ficou conhecido como Ciclo de Deming.

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Como funciona?

O Ciclo de Deming é o caminho para a meta. E para começar a colocá-lo em prática é importante fazer o planejamento da ação já em seu estágio inicial. Em seguida, tudo o que foi planejado é executado, gerando, posteriormente, a necessidade de checagem constante destas ações implementadas.

Depois de planejar, executar e checar, o gestor deve fazer a análise e a comparação das ações com aquilo que foi planejado. É neste momento que começa a implementação das medidas para correção das falhas que surgiram no processo ou no produto. É a partir dessas fases que surge o nome PDCA (Planejar, Executar, Checar e Agir, em inglês).

Abaixo, vamos explicar detalhadamente o que deve ser feito em cada uma delas.

Fases PDCA

O Ciclo de Deming (método PDCA), inicialmente, era utilizado apenas em projetos, mas, hoje, pode ser usado até mesmo para gerenciar treinamentos, por isso, é uma ferramenta que ganhou popularidade entre os profissionais de RH. Mas, como funciona? Bem, vamos dar uma breve explicação para que você entenda como usá-lo.

As siglas representam etapas, sendo elas:

P (Plan/ Planejamento): Esta primeira fase serve para que o gestor estabeleça as metas do que ele quer conquistar e, com isso, possa fazer um plano para esta conquista, com os caminhos para atingir o objetivo. Por exemplo, se o gestor de RH quer melhorar os processos de treinamento, nesta fase ele pode identificar a necessidade de treinamento de cada setor e escolher como irá fazê-lo.

Antes mesmo de estabelecer os objetivos, o gestor precisa pensar sobre o tipo de meta que deseja criar. Quando falamos em melhorar a qualidade de algum processo, temos dois tipos de metas mais comuns, são elas:

1) Metas para manter ou metas padrão

Essa meta é usada quando o objetivo tem a ver com um padrão, seja atingi-lo ou estabelece-lo. Por exemplo, a meta é que todo colaborador responda as avaliações de desempenho em uma semana. Esse objetivo levará a um processo mais rápido do ciclo de avaliação e o colaborador poderá ter o feedback mais rápido também.

Estabelecidos os objetivos, é necessário criar o plano que permitirá à organização atingi-los. A esse plano chama-se, habitualmente, Procedimento Operacional Padrão (POP), constitui o planeamento operacional da empresa.

 

Um objetivo de melhoria pode ser, por exemplo, aumentar a adesão dos colaboradores ao treinamento online para que, em torno de um mês, a empresa tenha 80% dos colaboradores treinados. Um outro exemplo de um objetivo de melhoria pode ser aumentar a produtividade em 15% até ao final do primeiro semestre do ano.

Habitualmente, para atingir objetivos de melhoria, a “maneira de trabalhar” da organização deve ser modificada. E isso implica, quase que necessariamente, a modificação dos Procedimentos Operacionais Padrão que estiverem em uso na organização.

Na fase de planejamento, é sempre importante seguir estas três etapas (estabelecer metas, criar o caminho a ser seguido e os métodos que serão utilizados para atingi-las) para ter um planejamento bem estruturado.

Criar metas parece simples, mas elas devem ter uma base e ser objetivas e concretas. Muitos gestores usam alguns métodos, como o SMART, para criá-las. Conheça o método SMART para criar boas metas e avançar para a fase do método PDCA.

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D (Do/ Executar): Já a segunda etapa é para colocar em prática o que planejamos para atingir o objetivo. Então, é hora de executar as atividades. No caso, a modificação da avaliação de desempenho é uma campanha para que os colaboradores a respondam em uma semana.

Neste passo, pode ser abordado três pontos importantes:

Treinar as atividades que necessitam ser executadas;

Realizar essas atividades;

Recolher os dados para verificação do processo.

C (Check/ Checar e Analisar): Depois de executar o que foi planejado, é necessário monitorar e checar constantemente o resultado. Esse processo serve para comparar o que foi planejado com o estágio desejado. Esta etapa serve para recolher informações para produzir relatórios, porque, assim, o resultado fica mais nítido, seja ele positivo ou não.

Verificar o processo e avaliar os resultados obtidos consiste em:

Checar se o trabalho está sendo realizado de acordo com o que está definido;

Verificar se os valores medidos variaram, e comparar os resultados com o padrão;

Averiguar se os itens de controle correspondem com os valores dos objetivos.

A (Action/ Ação): Por último, chega a fase de avaliar tudo o que foi feito, de agir de acordo com os relatórios, de fazer novos planos de ação, de melhorar o que não deu certo, e de aprimorar o que foi feito.

Atingidos os objetivos planejados, dá-se início, de imediato, a um novo ciclo de melhoria. A aplicação sistemática e continua destes ciclos permitem às organizações encetar processos longos de melhoria progressiva, durante os quais os progressos implementados anteriormente servem de base aos avanços futuros.

À medida que os ciclos de melhoria vão se sucedendo, a maturidade dos processos vai sendo incrementada, e a organização consegue operar de forma mais eficiente e eficaz.

Como conclusão, nunca é demais referir que a execução do ciclo introduz melhorias e, com isso, altera-se o ambiente em que a organização funciona. Essa alteração eleva a organização para um patamar superior de qualidade dos processos de gestão, mas também cria oportunidades para novos ciclos.  Por este motivo, a ferramenta apresentada deve ser encarada como um processo contínuo em busca da qualidade máxima requerida por um procedimento ou produto.

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