A sobrecarga é um dos problemas que afeta bastante os funcionários, principalmente durante uma crise, que é quando as companhias precisam trabalhar com um número reduzido de colaboradores e entregar o mesmo tanto que entregava antes.
Por fim, o que acontece é a sobrecarga de quem fica que desmotiva os funcionários reflete direto no desenvolvimento e sucesso do negócio.
Ainda que o quadro da empresa não seja diminuído, a sobrecarga de serviço pode acontecer também por outros motivos, como a organização da distribuição de tarefas do líder. Uma pesquisa mostrou que, na maioria dos casos, 20% a 35% das colaborações que agregam valor vêm de somente 3% a 5% dos funcionários. Isso mostra que alguns colaboradores acabam tendo mais participação e mais responsabilidades, sem uma divisão justa.
Por isso, neste artigo vamos falar sobre a importância de saber dividir as tarefas e te ajudar a identificar que sua equipe ou colaborador está sobrecarregado. Além disso, você terá dicas de como otimizar sua divisão de tarefas, para evitar problemas de sobrecarga.
Identificando problemas
Claro que existem os talentos, mas ainda que sejam funcionários capazes e dispostos a ajudar, não devem ser sobrecarregados de tarefas. Essa sobrecarga diminui a qualidade do trabalho e pode gerar problemas posteriores como atraso na entrega, erros, muitas revisões e etc.
Uma pesquisa realizada pelo site Vagas.com, com 2.690 pessoas, revelou que 56% dos trabalhadores brasileiros estão acumulando funções antes realizadas por outras pessoas. Isso com certeza é um reflexo da crise, mas será que com o fim dela vai mudar? O ideal é que gestores melhorem a divisão e organização, porque ainda que as pessoas tenham mais responsabilidades, possam lidar com elas sem consequências negativas para si ou para a empresa.
Mas como perceber que o seu funcionário está sobrecarregado? Bem, alguns sinais podem ajudar o gestor a identificar esse problema.
Desmotivação
Quando o funcionário apresenta sinais de que está insatisfeito, não fica empolgado ou demonstra satisfação de executar suas tarefas ou mesmo de estar presente no trabalho. Em 2013, mais de 130 mil funcionários que responderam a pesquisa feita pela Você S/A, indicaram que um excelente lugar para trabalhar é onde eles sentem satisfação e motivação pelo trabalho que realizam. Este fator ficou à frente de crescimento na carreira e remuneração.
Procrastinação
Esse é um sinal claro de que algo está errado. Quando o funcionário vai deixando as tarefas para serem realizadas o mais próximo possível da entrega e se atrapalha é um sinal de que ele não queria realizar aquilo, ou na dificuldade preferiu empurrar o problema do que enfrentá-lo e entregar o quanto antes. Engana-se quem pensa que a procrastinação é apenas um problema de gestão de tempo. O pesquisador Joseph R. Ferrari da DePaul University explica que se trata também de uma tática muito usada por quem tem problemas de baixa auto-estima. Além disso a pesquisa da American Psychological Association, mostrou que a procrastinação muitas vezes começa na escola.
Conflitos
Pequenos problemas parecem se tornar coisas gigantes e o clima se torna cada vez mais hostil. Muitas vezes o clima de extrema competitividade e injustiça por conta da sobrecarga leva à conflitos, que posteriormente levam à desmotivação.
Adoecimento
Muitos funcionários podem desenvolver doenças graves como depressão, ansiedade e pânico por conta da pressão, mas os pequenos sinais devem ser observados também, como dores de cabeça, no corpo e baixa imunidade. A pesquisa Stress Management Association feita com 1000 profissionais brasileiros, apontou que o número de trabalhadores com doenças como ansiedade e síndrome do pânico aumentou de 8% para 13% entre 2013 e 2015. E pulou de 47% para 53% a quantidade de pessoas que usam bebida alcoólica para anestesiar o estresse do trabalho. Outras 57% se automedicam.
Feedback
No caso de um líder com muitos liderados pode ser difícil ter tempo para observar cada um dos colaboradores no dia a dia, por isso existe outra forma de identificar problemas de sobrecarga de tarefas e pode ser usado a partir da avaliação de desempenho já desenvolvida na empresa.
O feedback pode ser o grande aliado. Usar do tempo de feedback para se aprofundar nas perguntas é a forma ideal de saber o que está acontecendo com o colaborador e a equipe. Ainda que muitos colaboradores não se sintam à vontade em responder avaliações para terem feedback, é importante que a empresa faça continuamente, e crie uma cultura, para que a relação seja cada vez mais aberta e transparente.
Se você não sabe como fazer feedback, veja aqui no blog alguns tipos de feedback e como escolher o que mais se adapta a você e a sua empresa. Além disso você pode conhecer quais os tipos de avaliação de desempenho para aplicar antes do feedback.
Ajudando os sobrecarregados
Segundo a pesquisa da consultoria internacional, Conference Board, a produtividade de um trabalhador brasileiro equivale a apenas 25% da produtividade de um americano. Isso mostra que temos um problema que pode ser resolvido com boa gestão. Funcionários que não estão sobrecarregados são mais produtivos.
No Brasil os profissionais estão menos engajados com as empresas em relação a 2015; 62% dos brasileiros, em 2016, afirmam que estão engajados com suas organizações (no ano anterior, esse número era de 66%).
Abaixo separamos algumas dicas para melhorar a organização das tarefas e otimizar o trabalho da sua equipe, sem sobrecarregar ninguém.
Encoraje uma mudança comportamental
Nem sempre uma pessoa está sobrecarregada porque outra está deixando de fazer algo. Há diversos perfis de funcionários, e alguns tem como característica própria serem muito pró ativos e sempre quererem ajudar. É importante que o gestor mostre à eles que eles devem dizer não para algumas tarefas e que devem conhecer o próprio limite para também pedir ajuda quando não darem conta do trabalho.
Organizar os objetivos
O líder deve sempre deixar claro quais são os objetivos de cada tarefa. Muitas vezes um colaborador trabalha arduamente por um caminho e ainda assim não consegue atingir o objetivo. Se o objetivo é aumentar a venda do item X, não há porque o colaborador e o gestor investirem mais treinamento voltado para o tem Y. Fazer pequenas metas, pode ajudar a ter mais foco no objetivo final de cada um.
Saber quais processos consomem mais energia
Muitas vezes alguém está trabalhando em um projeto que exige muita dedicação e quando o gestor reconhece isso, consegue equilibrar a divisão de tarefas. Por isso é importante sempre estar atualizado do que a equipe está fazendo, conhecer as limitações. Uma boa ideia é realizar reuniões rápidas e objetivas para saber o que cada um está fazendo e como está se desenvolvendo.
Definir prioridades
Como já falamos, se o objetivo é um, porque trabalhar em algo que não vai ajudar neste objetivo? Definir prioridades é essencial. Algumas tarefas podem ser realizadas com mais calma por terem um prazo de entrega mais flexível. Sempre defina prioridades com os colaboradores, isso evita aquela pressão de terminar tudo em um único prazo e possíveis erros por conta de estresse e falta de atenção.
Tenha uma boa comunicação
O líder só pode ajudar a equipe quando tem uma boa comunicação com ela. É importante sim que ele reserve um tempo para gerenciar a equipe de perto, saiba como está o desenvolvimento e cada um. Isso evita muitos problemas futuros e torna tudo mais dinâmico e transparente. Com o tempo, cria-se um hábito, e a comunicação não será mais apenas do líder com os liderados, mas vice-versa.
Ferramentas tecnológicas podem ser uma facilidade para líderes que tem menos tempo para gerenciar suas equipes de perto. Hoje já existem diversas ferramentas no mercado para ajudar na gestão de pessoas, como o Casting e o SER Desempenho. Saiba a importância da tecnologia e como ela pode trazer um impacto positivo na gestão de pessoas.
