O software de RH tradicional privilegia as tarefas obrigatórias dos departamentos de recursos humanos das empresas. Normalmente são priorizados a folha de pagamentos e o controle de benefícios, além das questões relacionadas ao envio dos dados para os órgãos fiscalizadores.
Um novo software de RH tem merecido a atenção dos gestores da área — o sistema de gestão de pessoas. Esse software auxilia a gestão de pessoas de forma estratégica, avaliando competências, gerenciando os planos de desenvolvimento individual e a gestão de metas. Executa, também, a avaliação de desempenho, a identificação e o registro de habilidades bem como o perfil de cada colaborador.
Adicionalmente, o sistema permite o registro de ocorrências, por mérito ou demérito, e a pontuação para o plano de participação nos resultados.
Se você está pensando em avaliar um software de RH, esse é o post para você aprender como escolhê-lo. Confira.
Liste as suas necessidades
Essa atividade tem como finalidade listar quais são as expectativas que o setor tem em relação ao sistema — quais as suas necessidades, quais os controles o setor carece e quais os indicadores a ferramenta deve fornecer. Faça um checklist para facilitar a sua negociação.
Faça um levantamento dos fornecedores
Em seguida, faça um levantamento com os fornecedores que estão desenvolvendo e comercializando esses sistemas. Consulte a internet e, principalmente, faça contato com os departamentos de RH de empresas do mesmo porte da sua que já estejam utilizando.
As associações de classe também são um bom local para procurar informações. Estude um pouco as empresas fornecedoras, pesquisando o tempo de mercado e quais os seus clientes. A expertise tem que ser comprovada para tranquilizar os dirigentes das organizações. Selecione aqueles que tenham se destacado.
Solicite uma demonstração
De posse de uma lista já reduzida de fornecedores, solicite uma apresentação do sistema. Peça que o mesmo seja operado, utilizando dados fictícios. Acompanhe com o seu checklist e faça todos os questionamentos necessários.
Envolva o pessoal de TI para que os requisitos exigidos pelo sistema sejam avaliados pela área. Alguns fornecedores têm oferecido uma solução completa, ofertando o software como serviço. Isso é uma questão que depende da cultura da empresa, uma vez que os dados dos colaboradores ficarão sob-responsabilidade do fornecedor.
Faça visitas a empresas que já usuárias do sistema
Após as apresentações, uma lista mais reduzida de fornecedores será gerada. Peça a indicação de clientes do produto e tente agendar visitas presenciais a estas empresas.
Avalie o funcionamento do sistema no dia a dia da empresa, questione sobre o desempenho e sobre a resposta à abertura de chamados. Veja quais as opções de consultas à base de dados. Hoje em dia, a tecnologia da informação permite que as telas sejam visualizadas em tablets e em smartphones. Confira as facilidades que o sistema oferecerá para o usuário final.
Envolva os principais líderes da empresa
Como a alta administração e os gerentes dos diversos setores serão também usuários do sistema, solicite que um deles o acompanhe na visita. É importante uma visão externa ao departamento de RH para uma seleção mais criteriosa.
O departamento de TI também terá que avalizar a alternativa escolhida, de acordo com a infraestrutura que será exigida.
Defina o software de RH
Após todos esses passos, a definição passa pelo crivo comercial. A decisão final depende de cada empresa. Os aspectos peculiares ao departamento de TI deverão ser bem acertados, bem como o modelo de aquisição. A manutenção do sistema deve ser bem discutida e o treinamento é imprescindível para a implantação.
Caso você tenha interesse em aprofundar na avaliação de software de RH, entre em contato com a SER.
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