Melhorando a estrutura organizacional no seu negócio

Você já parou para pensar em como funciona a estrutura organizacional da sua empresa? Acompanhe nesse artigo algumas dicas para melhorar essa estrutura e alavancar os resultados do seu negócio.

Certamente, a forma como organizamos cargos, setores e tarefas influencia no sucesso e no bom desenvolvimento do negócio. Por isso, é importante analisar o que se tem hoje e pensar em como melhorar essa estrutura, como forma de otimizar processos.

Otimização essa que acontece durante a execução do trabalho e na experiência do cliente, na entrega do produto.

Para que você entenda como este assunto está em alta, no início deste ano a Deloitte divulgou uma pesquisa mostrando que o design organizacional é a principal preocupação dos executivos em relação à gestão de pessoas no mundo todo. A estrutura organizacional foi citada por 92% dos entrevistados como uma tendência “importante” ou “muito importante”.

Dessa forma, é importante saber que mudar é necessário. No estudo da Deloitte, 80% dos entrevistados disseram que já estão reestruturando a organização ou completaram o processo recentemente. Essa é uma tendência que atingirá a maioria das empresas em questão de tempo, principalmente no Brasil, onde 94% dos entrevistados já falam nisso.

Então, como começar a pensar na melhora dessa estrutura e, se necessário, em sua reestruturação total? Siga nossas dicas abaixo e se prepare para otimizar a gestão de pessoas da sua empresa.

Mas o que é exatamente estrutura organizacional?

Para começar do básico, é preciso entender exatamente o que é estrutura organizacional. Afinal, é muito comum que as pessoas a confundam, por exemplo, com cultura organizacional.

Em resumo, a estrutura organizacional está ligada diretamente à forma como o gestor ou líder organiza os colaboradores para que todo potencial seja aproveitado. Isso envolve saber qual é o melhor cargo para cada um e quais são os setores adequados, além da avaliação da organização dos times, sempre analisando os níveis hierárquicos.

Essa estrutura organizacional deve ser baseada no estilo da empresa e em seus valores e princípios. Ou seja, precisa levar em consideração missão, visão e valores da empresa.

As duas formas mais conhecidas de estrutura organizacional são a formal e a informal. Cada uma é indicada para um tipo de negócio, mas é sempre importante que a empresa vá se adaptando e fazendo mudanças para que ela funcione.

Importante salientar que, ainda que muitas empresas já estejam se reestruturando, apenas uma parte delas acreditam que estão realmente prontas para isso.

E, afinal, como a estrutura se diferencia da cultura organizacional?

A cultura organizacional, pode ser definida de diversas maneiras, mas, resumidamente, é a forma como uma empresa faz as coisas. Isso envolve ideologia, hábitos e as principais características na hora de trabalhar. Seria quase como a nossa personalidade.

Pode parecer abstrato falar desta forma, mas toda empresa deve ter uma cultura organizacional bem definida. Isso mostra para os funcionários como as coisas serão realizadas e quais são os valores que todos devem partilhar para caminhar juntos. Essa cultura organizacional impacta a empresa em diversas áreas, como recrutamento e seleção, comunicação interna e externa, planos de carreira, qualidade de trabalho, clima organizacional e em muitas outras frentes.

Assim sendo, apesar de serem coisas diferentes, cultura e estrutura organizacional estão diretamente ligadas. Uma não funciona bem se a outra não funcionar bem ou não existir. Por isso, é importante atentar à sua estrutura organizacional e escolhê-la da melhor forma possível.

Tipos de estrutura organizacional

Conhecendo os tipos de organização, você pode encontrar aquela que funcione melhor para o seu negócio, ou formas de adaptá-la ao estilo da sua empresa. Para isso, vamos te mostrar as diferenças entre os dois tipos mais comuns e como eles funcionam.

Os especialistas em Recursos Humanos já falam em diversos tipos de estrutura organizacional, mas, para simplificar, vamos explicar as tradicionais, que são a base. Estas, normalmente, são estruturas formais e informais. Vamos falar um pouco sobre como funciona cada uma delas e quais são as vantagens e desvantagens.

A- Formal

Esse tipo de estrutura é comum em empresas grandes e burocráticas e, como o nome já diz, é bastante formal e planejada. Normalmente mantém uma hierarquia vertical e, com isso, quanto maior a empresa, mais distante estarão os funcionários de diferentes cargos.

Trata-se de um processo com um controle bastante rigoroso, no qual o subordinado responde apenas ao seu líder formal. Entretanto, é bastante estável, justamente por determinar exatamente quais são as responsabilidades de cada um e quem são as autoridades.

Essa estrutura formal tradicional deu origem a muitos outros tipos de estruturas organizacionais, cada uma adaptada para uma necessidade. Conheça brevemente algumas dessas estruturas modernas.

  • Funcional: É estruturada por função da empresa. Ex.: Departamento de Produção, Departamento Financeiro, Departamento de Marketing etc.
  • Territorial: É usada quando a empresa é dispersa. Ex.: região norte, região sul etc.
  • Produtos/Serviços: Quando a empresa tem várias linhas de produtos. Ex.: têxtil, farmacêutico, químico etc.
  • Clientes: Por tipo de cliente. Ex.: feminino, infantil etc.
  • Processos: Etapas de um processo. Ex.: uma indústria tem setores de corte, montagem, estamparia etc.
  • Projetos: Desenvolve-se essa estrutura quando a alocação de pessoas e recursos é temporária. Quando acaba um projeto, a equipe muda para outro. Ex.: uma construtora tem várias obras. Quando acaba uma construção, o pessoal e os equipamentos vão para outra obra.
  • Matricial: A equipe trabalha para dois comandos simultaneamente. Ex.: em uma fábrica, o time de manutenção recebe ordens da gerência de manutenção e da gerência de produção.
  • Mista: Mistura os vários tipos de estruturas para se adaptar à necessidade do mercado ou do negócio.

B – Informal

Já a estrutura informal surge, muitas vezes, dentro de uma estrutura formal, através da interação social das pessoas. Nesta estrutura existem relações que não estão em um organograma e surgem, normalmente, das necessidades pessoais e grupais. Aqui, muitas vezes, ao invés de repassar a tarefa para o setor, você mesmo executa.

Neste tipo de estrutura a autoridade flui, na maioria das vezes, de forma horizontal e não vertical como na formal. Apesar de ser instável e não controlada, essas estruturas sempre existirão.

Por que minha empresa precisa da estrutura organizacional?

Certamente, uma casa desorganizada não funciona corretamente. Isso vale como lição administrativa para as empresas, pois, se elas não investirem em uma boa estrutura organizacional, terão muita dificuldade em controlar seus níveis de demanda.

Sendo assim, contratar funcionários no momento certo, ter um plano de carreira que satisfaça os colaboradores e escolher bons líderes, depende da estrutura organizacional. Em resumo, a produtividade fica comprometida sem um organograma funcional. E isso é não é uma notícia boa para os empreendedores.

Como melhorar minha estrutura organizacional, então?

A boa notícia é que mesmo que sua empresa já tenha uma estrutura, é possível reorganizá-la e com isso, otimizar os resultados do negócio. Apesar de parecer complexo, esse é um processo bastante simples, mas que exige vontade e dedicação da alta liderança e do RH.

1- Entenda seu negócio e quais são as necessidades dele

É importante saber como você quer que seja a hierarquia de cargos na empresa. E isso depende muito do ramo em que sua companhia está. Empresas de criatividade, por exemplo, tendem a ter uma estrutura mais horizontal, informal e que, de certa forma, não separe os colaboradores por setores, mas sim os integre todos em projetos.

Um exemplo disso são as agências de publicidade e empresas de TI. Nesses ambientes se faz necessário uma maior interação da equipe e proatividade de todos. Dessa forma, não há por que usar uma estrutura formal verticalizada.

Por outro lado, empresas com muitos funcionários e com processos mais burocráticos precisam de maior formalidade. Sendo assim, nesses locais é normal ter vários setores. Dessa forma, para uma melhor organização é importante que cada um saiba o que deve fazer e a quem responder. Aqui entram, por exemplo, os bancos e as indústrias.

Neste modelo, os funcionários são treinados especialmente para o cargo que lhe foi determinado. Os trabalhos são mais previsíveis e há diversas regras a serem seguidas. Esse modelo de estrutura é mais formal, no entanto, muitas pessoas se sentem mais seguras em trabalhar desta forma.

2- Tenha uma boa comunicação

Independentemente do modelo que você escolher usar, é importante que sua base de comunicação seja boa. Mesmo que você não responda diretamente ao setor X, por exemplo, é importante saber o que acontece lá.

Sendo assim, canais de comunicação eficientes, contribuem para que os colaboradores possam buscar soluções para possíveis problemas ou mesmo prevê-los antes que aconteçam. Isso gera um hábito de prevenção e controle interno.

Por isso, vale adaptar sua estrutura organizacional para o estilo da sua empresa. Misturar alguns modelos e não os interpretar literalmente. Isso tornará seu negócio único e, com certeza, com dicas e opiniões será possível montar um modelo perfeito.

Sendo assim, sempre invista na boa comunicação. Aqui se inclui notícias, novidade e feedbacks. Dessa forma, surgirão mais contribuições para as melhorias.  A oportunidade de opinar e participar ativamente da vida da empresa, cria nos colaboradores o sentimento de pertencimento e com isso, o engajamento.

3- Planeje-se e saiba exatamente quais são as demandas

Com uma boa estrutura organizacional e uma boa comunicação é possível ter um planejamento de demanda correto. Esse planejamento por sua vez permite que a empresa desenvolva a coleta e análise de dados que indicam o desempenho dos colaboradores, o controle de estoque e outras ações mais técnicas e de gerenciamento.

Com isso fica mais fácil enxergar se há necessidade de contratar ou não, ou se é necessário implementar treinamentos. Planejar o trabalho depende, obrigatoriamente, de um bom organograma de funcionários, assim, é possível saber a função de cada um e onde cada um deles deve atuar ou não.

Concluindo

Em suma, a estrutura organizacional é quem definirá os caminhos que a empresa seguirá. A partir dessa estrutura, será mais fácil desenvolver o planejamento estratégico e garantir que ele seja cumprido.

No entanto, sem um bom suporte tecnológico, é possível que parte dos processos acabem ficando obsoletos ou percam o sentido para a equipe. Afinal, a coleta e análise de dados por exemplo, depende em muito, da automação e otimização de diversos processos em gestão de pessoas.

Dessa forma, sugerimos para você que entre em contato conosco e conheça a SER HCM, solução em gestão estratégica de pessoas, da SER, que pode contribuir não só com a análise de estrutura de sua empresa, como a reestruturação dela.

Além disso, a plataforma SER HCM conta com diversas outras funcionalidades, que visam automatizar e otimizar os processos de RH de sua empresa.

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