Como um software de RH pode auxiliar na redução de custos do negócio?

A área de Recursos Humanos tem grande importância para uma organização. Ela auxilia e tem a responsabilidade de realizar a gestão das pessoas, juntamente com os líderes. No momento de planejar a redução de custos do setor é de suma importância aplicar medidas que motive ainda mais os colaboradores.

No atual contexto econômico, principalmente por conta da pandemia, sabe-se que grande parte das empresas brasileiras estão sendo atingidas, o que traz a tona a necessidade de reavaliar os recursos financeiros. A avaliação e redução de custos precisam ser realizadas com cuidado para que não cause efeitos negativos na empresa.

A primeira solução que sempre aparece é reduzir o quadro de colaboradores. Porém a empresa pode não desejar diminuir a produção e também não pretende investir. O que acontece após certo tempo é que as demissões nem sempre são eficientes, visto que em muitos casos o que impacta nos resultados não é a quantidade de colaboradores em si, mas a produtividade dos mesmos.

Pensando desta forma, o setor de Recursos Humanos é altamente estratégico e pode trazer grandes economias sem a perda de produtividade. Quer saber como o RH pode ajudar a reduzir os custos da sua organização? Então continue a leitura e veja o que preparamos para sua empresa.

Principais custos com Recursos Humanos

Visando a redução de custos, o RH passou a analisar seus processos internos, avaliando o que gera mais custo. Ainda assim, existem custos ocultos que podem impactar no negócio da empresa. Quando se tem o conhecimento daquilo que esta gastando, fica mais fácil de controlar e priorizar investimentos, possibilitando uma real economia.

A contratação de um novo colaborador gera um alto custo para a empresa. É preciso ter muita atenção durante o processo de contratação, pois erros na contratação geram custos ainda maiores devido ao retrabalho. Além disso, recrutar e selecionar de forma correta e eficaz, faz com que a empresa ganhe com a produtividade de profissionais adequados.

Outra situação muito comum é quando os gestores não acompanham o desempenho dos membros da sua equipe e acabam por gerar custos adicionais que não estão inclusos no orçamento. Erros recorrentes da equipe, a falta de treinamento e capacitação levam a desmotivação e baixa produtividade.

Muitas pessoas não levam em conta o tempo como custo para empresa. Processos operacionais e manuais, atraso na entrega das atividades, controles em diversas planilhas, falta de planejamento da equipe e dos processos, entre outros, levam a perda do tempo que poderia ser gasto com ações estratégicas e crescimento do negócio.

Como reduzir custos e tornar o seu negócio mais estratégico?

É necessário, antes de implantar qualquer medida para redução de custos, realizar uma comunicação clara, objetiva e transparente com todos os colaboradores. Esclareça o objetivo, quais ações serão tomadas e peça o apoio de todos neste processo. Reforce o sentimento de pertencimento, peça a opinião deles, ouça e aplique as ações que forem possíveis.

Apesar de parecer contraditório, investir em treinamentos em um momento de redução de custos pode ser uma boa opção. Capacitar profissionais pode evitar que sejam feitas novas contratações, e, posteriormente, esses colaboradores podem atuar como multiplicadores para a equipe. Com isso, os colaboradores se sentem valorizados e ficam mais engajados com o projeto.

Outra ação importante é mapear todos os processos do setor de Recursos Humanos e avaliar quais deles podem ser automatizados para reduzir custos e se tornar mais estratégico. Com o uso da tecnologia, os colaboradores conseguem focar seu tempo em atividades mais estratégicas, desburocratizar outras tarefas e minimizar as chances de erros e fraudes.

Vantagens do uso da tecnologia

A tecnologia é uma ótima aliada para otimizar os processos, fazer com que o setor aumente a sua produtividade e se torne mais estratégico. Sabemos que as tecnologias trouxeram uma série de vantagens para a gestão de pessoas e, por isso, a contratação de um software de gestão de Recursos Humanos é essencial para qualquer organização.

Centralização das informações

A primeira vantagem de se ter um sistema é a centralização das informações. Com um sistema é possível ter os dados salvos em um só local e de fácil acesso a todos os profissionais, integrando a equipe. Além disso, o software pode ser integrado com outros sistemas para que todos os dados da empresa estejam interligados.

No processo de recrutamento e seleção, o sistema auxilia no arquivo, filtro e localização de currículos; possibilita a criação de um perfil de vaga, com a descrição dos requisitos, responsabilidades e aptidões de cada cargo e registrar todas as etapas do processo seletivo. Com essas descrições o processo flui e a assertividade é maior na contratação de talentos.

Os treinamentos e capacitação da equipe precisam ser monitorados pela organização, até para verificar a eficácia dos mesmos e na aplicação de melhoria dos processos internos. Com a utilização da tecnologia, é possível fazer um levantamento das necessidades de cada colaborador e criar um plano de desenvolvimento individual. Assim, cada gestor poderá monitorar os indicadores de performance e treinamento.

Confiabilidade

Outra vantagem é a confiabilidade e precisão das informações. Realizando um acompanhamento por sistema, não são necessárias longas jornadas de conferência e retrabalho, resultantes de falhas e falta de congruência das informações. Com as informações tornando-se digitais, elas se tornam mais seguradas, por estarem armazenadas em servidores locais ou remotos da organização, protegidas por criptografia e senhas.

Redução de custos

Por fim, vimos que a redução de custos na área de Recursos Humanos é totalmente possível se for feita de forma planejada, estruturada e visando a otimização dos processos internos. Isso significa, inclusive, que é fundamental ficar ligado aos processos que não devem sofrer cortes de custos, pois impactam na qualidade do trabalho e das entregas.

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